Die Abrechnung von Reisekosten ist eine Standardaufgabe in der Buchhaltung. Dabei müssen jedoch die richtigen Pauschbeträge beachtet werden. Was gilt ab 2022?

Die Reisetätigkeit wurde in vielen Unternehmen in den vergangenen beiden Jahren aufgrund der Corona-Pandemie stark reduziert. Doch nun finden wieder deutlich mehr Veranstaltungen statt – und die Reisetätigkeit nimmt wieder zu.

Reisekosten abrechnen

Für die Buchhaltung heißt das, dass auch wieder vermehrt Reisekosten abzurechnen sind. Reisen, die betrieblich veranlasst wurden, sind als Betriebsausgaben abziehbar. Reisekosten eines Arbeitnehmers können durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden – allerdings gelten hier bestimmte Pauschalen. Maßgeblich ist, welche Kosten der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen könnte. Wenn der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, sind die Werbungskosten des Arbeitnehmers entsprechend zu kürzen.

Welche Kosten abzugsfähig sind

Reisekosten können beispielsweise sein:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Nebenkosten zu den Reisekosten

Nachfolgend werden die wichtigsten Grundsätze kurz vorgestellt. Unternehmen sollten jedoch beachten, dass die Buchhaltung bei der Abrechnung von Reisekosten auch weitere Besonderheiten kennen muss. Hier ist Expertenwissen gefragt.

Fahrtkosten

Fahrtkosten können in der tatsächlichen Höhe geltend gemacht werden. Wenn also ein Arbeitnehmer 100 Euro für ein Zugticket bezahlt hat, kann er dies auch als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber kann wiederum die Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe steuerfrei erstatten.
Wenn jedoch beispielsweise das Auto für die Fahrt genutzt wurde, ist die Ermittlung der tatsächlichen Kosten nicht gerade leicht. Hier kann vereinfacht der Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (für Motorräder/Motorroller/Moped/Mofa: 0,20 Euro/Kilometer).

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten kann es sich beispielsweise um die Kosten für eine Hotelübernachtung handeln. Diese Kosten müssen per Beleg nachgewiesen werden. Eine Besonderheit gibt es jedoch, wenn auch Frühstückskosten in der Hotelrechnung berücksichtigt wurden: Frühstückskosten müssen über die Verpflegungsmehraufwendungen abgegolten werden. Deshalb müssen in der Reisekostenabrechnung die Übernachtungskosten ohne die Frühstückskosten aufgeführt werden.
Falls die Rechnung die Frühstückskosten nicht explizit aufführt, kann die Buchhaltung eine Vereinfachungsregelung nutzen: Der Betrag der Hotelrechnung ist dann ggf. für das Frühstück um 20 Prozent und ggf. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale zu kürzen.

Und wenn keine Rechnung für eine Hotelübernachtung vorliegt? Auch für diesen Fall gewährt die Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregelung. So besagt R 9.7 LStR: „Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten.“

Hinweis: Für Auslandsreisen gelten besondere Pauschalen. Diese finden Sie im Schreiben des BMF vom 3.12.2020, da die Pauschalen 2021 pandemiebedingt auch 2022 zur Anwendung kommen. Vergleichen Sie hierzu auch die Bekanntmachung des BMF vom 27.9.2021[https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2021-09-27-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2022.html].

Verpflegungsmehraufwendungen

Auch der Aufwand für die Verpflegung wird steuerlich berücksichtigt – allerdings in Form einer Pauschale. Für die Höhe der Pauschale ist entscheidend, wie lange der Arbeitnehmer auf Dienstreise war:
• Mehr als acht Stunden: 14 Euro
• 24 Stunden: 28 Euro
• Bei Übernachtung: Je 14 Euro für den An- und Abreisetag

Wichtig: Andere Verpflegungspauschalen gelten bei Auslandsreisen. Auch hier gilt das o.g. BMF-Schreiben.
Wer längerfristig auswärtig tätig ist, muss die sog. Dreimonatsfrist beachten. § 9 Abs 4a Satz 6 besagt: „Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.“

Nebenkosten zu den Reisekosten
Nebenkosten (z. B. Parkgebühren) können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Nachweise zum Lohnkonto aufbewahren
Wird vom Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung eingereicht, muss diese geprüft und entsprechend verarbeitet werden. Die Buchhaltung muss darauf achten, dass die Reisekostenabrechnung und die erforderlichen Belege aufbewahrt werden müssen.

Buchhaltung sollte Ansprechpartner sein
In vielen Unternehmen werden außerdem Merkblätter und bereits Muster zur Reisekostenabrechnung an die Mitarbeiter herausgegeben, um den Prozess zu vereinfachen. Im Zweifel sollte jedoch immer mit den Experten der Buchhaltung Rücksprache gehalten werden, damit sich bei der Abrechnung keine Fehler einschleichen.

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Weitere Informationen zum Thema Reisekosten finden Sie auf der Service Seite der ICS Adminservice GmbH: https://www.ics-adminservice.de/outsourcing-reisekostenabrechnung/