Die Anzahl der Geschäftsreisen steigt wieder deutlich – und damit auch die Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung. Für 2023 muss sich die Lohnbuchhaltung wieder vorbereiten. Hier ein kleiner Einblick:

Während der Corona-Pandemie wurden weniger betriebliche und berufliche Reisen durchgeführt. Doch das scheint sich nun wieder zu ändern. Bereits 2021 ergab der VDR-Geschäftsreisereport einen Anstieg der Geschäftsreisen von 32 Prozent. Wenn jedoch Geschäftsreisen wieder zunehmen, ist das auch in der Buchhaltung spürbar. Zahlreiche Reisekostenabrechnungen müssen dann verarbeitet werden. Dabei ist es sehr wichtig, die aktuellen Werte anzuwenden. Was ändert sich für 2023?

Reisekosten abrechnen

Als Reisekosten können generell Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Nebenkosten zu den Reisekosten abgerechnet werden. Nebenkosten können dabei beispielsweise Taxikosten sein. Diese können in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden.

Fahrtkosten: Tatsächliche Höhe oder Kilometerpauschale

Bei den Fahrtkosten ändert sich für 2023 nichts. Sie können entweder in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden oder der Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (für Motorräder/Motorroller/Moped/Mofa: 0,20 Euro/Kilometer).

Achtung: Bei der Entfernungspauschale hat sich der Kilometersatz geändert. Hier sind befristet für die Jahre 2022 bis 2026 0,38 Euro/Entfernungskilometer anzusetzen. Das gilt aber nur bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei den Reisekosten bleibt der Satz bei 0,30 Euro/km. Das müssen Arbeitgeber beachten, damit Erstattungen auch tatsächlich steuerfrei vorgenommen werden können.

Übernachtungskosten

Auch Übernachtungskosten können grundsätzlich steuerfrei erstattet werden. Doch hier sollte bei der Abrechnung auf die Frühstückskosten geachtet werden. Manchmal sind diese in der Hotelrechnung bereits enthalten. Doch hier muss der Betrag dann gekürzt und stattdessen Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden.

Für Berufskraftfahrer, die in der Fahrerkabine übernachten, gilt eine Pauschale von 8 Euro. Und ansonsten gilt ohne Beleg eine Übernachtungspauschale von 20 Euro.

Wichtig: An diesem Beispiel sieht man bereits: Bei der Reisekostenabrechnung müssen Besonderheiten beachtet werden. Fehler können dazu führen, dass der Arbeitgeber die Kosten nicht steuerfrei erstatten kann. Umso empfehlenswert ist es deshalb, die Reisekostenabrechnung in die Hände von Experten zu geben. Fachwissen zu den verschiedenen Feinheiten ist hier dringend erforderlich.

Verpflegungsmehraufwendungen

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen gelten in Deutschland derzeit folgende Pauschalen:

• Mehr als acht Stunden: 14 Euro
• 24 Stunden: 28 Euro
• Bei Übernachtung: Je 14 Euro für den An- und Abreisetag

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen muss eine sog. Dreimonatsfrist beachtet werden. § 9 Abs 4a Satz 6 Einkommensteuergesetz besagt: “Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.”

Auslandsreisekosten abrechnen

Wenn beruflich oder betrieblich bedingte Auslandsreisen durchgeführt werden, gelten bei den Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen besondere Pauschalen. Für 2023 wurden die Auslandsreisepauschalen bereits bekannt gegeben. Das Bundesfinanzministerium erläutert in einem Schreiben wichtige Hintergründe und listet alle Pauschalen je Staat in einer Tabelle auf.

Mahlzeitengestellung im Rahmen einer Geschäftsreise

Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsreise an einem Abendessen teilnehmen, das vom Arbeitgeber gestellt wird. Auch hier stellen sich dann Fragen, wie:

• Ist hier eine Besteuerung mit den amtlichen Sachbezugswerten vorzunehmen?
• Kann die 60-Euro-Freigrenze angewandt werden?
• Ist die Verpflegungspauschale zu kürzen?

Fazit: Je nach Sachverhalt können sich also unterschiedliche Konsequenzen in der Lohnbuchhaltung ergeben. Detailliertes Fachwissen ist daher wichtig!

Für Fragen rund um das Thema stehen Ihnen gern die ExpertInnen von ICS adminservice zur Verfügung.