Viele Verwaltungsprozesse in Hochschulen laufen derzeit noch papiergebunden ab. So auch im Bereich der Dienstreiseabrechnungen. Alte Systeme, Excel sowie umständliche Prozessabläufe sind vielfach Realität bei gleichzeitig steigendem Arbeitsaufwand.

Mit der Expansion des Hochschulwesens nehmen administrative und verwaltungstechnische Aufgaben zu. Die Anzahl der Geschäftsreisen erreichte laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2020 in 2019 ein Plus von 3,1 Prozent. Die Ausgaben für Geschäftsreisen stiegen von 2019 bis 2020 auf 55,3 Milliarden Euro und damit um 3,5 Prozent. Im öffentlichen Sektor stiegen sowohl die Dienstreisetätigkeit als auch die Ausgaben um 5,4 Prozent.

Nicht zu vernachlässigen ist dabei der Anteil der Kosten für die Reisekostenabrechnung. Es werden Belege gesammelt, auf gesetzliche und betriebliche Erfordernisse geprüft, Daten werden elektronisch erfasst, Belege manuell verarbeitet und archiviert. Anfragen von Reisenden werden bearbeitet, eingereichte unvollständige Reiseunterlagen müssen angefordert werden. Fachpersonal wird vorgehalten, unabhängig von den monatlich anfallenden Mengen an Abrechnungen. Kostentreiber an den Hochschulen sind in diesem Zusammenhang unter anderem personelle Doppelstrukturen, weil Reisekosten teils auch dezentral auf Fakultäts-/Lehrstuhlebene bearbeitet werden.

Reisekostenverwaltung intern oder extern organisieren? – Make or Buy?

Der Bayerische Oberste Rechnungshof empfiehlt Bayrischen Hochschulen einen flächendeckenden IT-Einsatz und die Bündelung des Reisekostenwesens. Mit der Spezialisierung der hochschulinternen Sachbearbeitung könnten Einsparungen von mindestens 1,6 Millionen Euro pro Jahr erzielt werden.

Alternativ ist es überlegenswert, Fachkräfte und IT einzukaufen. Es ist zu entscheiden, Personal und IT eigenständig zu organisieren oder beides als Komplettservice durch einen spezialisierten Service-Partner zu beziehen? Zu bewertende Kriterien sind dabei finanzieller Aufwand, Qualität, Zeit, Ressourcenverfügbarkeit sowie mögliche Risikofaktoren.

Reisekostenabrechnung Outsourcing als Lösungsoption für Hochschulen

Spezialisierte Dienstleister für Reisekostenabrechnung setzen auf moderne Management- und Abrechnungstools bei der Abrechnung von Geschäftsreisen. Betriebliche und gesetzliche Konformität werden über die IT-Lösung bereits automatisch im Arbeitsablauf sichergestellt. Reisende können über Portallösungen Reisen beantragen, Reiseunterlagen werden digital erfasst und gespeichert. Moderne Technik und aktuelle Software sorgen für Transparenz, Sicherheit und Kostenvorteile.

Laut der HIS-HE-Studie ist die Digitalisierung der Verwaltung für 71,9 Prozent der Hochschulen sehr wichtig. Im Gegensatz dazu steht der bereits erreichte Stand. 39,7 Prozent der Hochschulen schätzen den Stand der Digitalisierung ihrer Verwaltung als niedrig oder sehr niedrig ein. Die Reisekostenabrechnung wird lediglich bei 9,8 Prozent bereits vollständig elektronisch abgewickelt. Beim Verfahren der Dienstreisebeantragung sind es 16,2 Prozent.

HIS und SAP – leistungsstarke Reisekostensoftware

IT-Lösungen können den quantitativen Aufgabenzuwachs bis zu einem gewissen Maß relativieren, gleichzeitig aber auch zu Herausforderungen hinsichtlich der Anpassung an hochschulspezifische Bedürfnisse oder der Handhabung führen.

Das Hochschul-ERP der HIS eG bietet mit dem HIS-Personalmanagement RKA-Tool eine auf Hochschulen spezialisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung. Es unterstützt die Anmeldung und Abrechnung von Dienstreisen und ist erweiterbar um ein webbasiertes Dienstreiseanmeldungs- und Genehmigungsverfahren für die Reisenden und Vorgesetzen. Von konfigurierbaren Abrechnungsarten bis zu individuelle Nebenkosten- sowie Fahrkostenarten bietet das Dienstreisemanagement umfassende Möglichkeiten.

SAP-Lösungen sind ebenso gut geeignet, um die Reisekostenabrechnung im Hochschulbereich effizient zu unterstützen. So kann z.B. SAP Concur den gesamten Travel-Prozess digital abbilden – von der Buchung der Reisemittel bis hin zur Abrechnung der Dienstreisen.

Die IT-Lösungen ermöglichen mit der Automatisierung eine schnelle papierlose Abrechnung und bieten umfassende Geschäftsreisen-Reportings.
Eine vollautomatisierte Reisekostenabrechnung bringt jedoch durchschnittlich 7,3 Prozent fehlerhafte Abrechnungen hervor (Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“). Hinzu kommt das in 15 Prozent aller fehlerhaften Abrechnungen die Reisenden absichtlich falsche Angaben machen (Studie „Buchhaltung 4.0“).

Ein erfolgreiches Reisemanagement geht daher sowohl mit optimaler Softwareunterstützung als auch einer guten fachlichen Betreuung der Reisemanagementprozesse einher.

Professionelle Reisekostenabrechnung on demand

Ein Dienstleister stellt IT-, Prozess- und Fach-Expertise gebündelt zur Verfügung. Er kann nahezu alle Aufgaben der Reisekostenabrechnung übernehmen und bei Unstimmigkeiten oder der Nichteinhaltung von Compliance-Richtlinien adäquat gegensteuern. Grundlegend erfolgt die Prüfung aller Reisekostenerstattungsanträge sowie aller damit verbundenen Reiseunterlagen. Auf Wunsch werden die Reiseunterlagen digitalisiert und archiviert.

Nach einkommensteuerrechtlichen Vorgaben sowie gemäß Bundesreisekostengesetz und Landesverordnungen werden die Reiseabrechnungen für alle Inlands- und Auslandsreisen durchgeführt und die Auszahlung der Reisekosten kann durch den Dienstleister veranlasst werden. Der externe Service-Partner informiert zu steuerlichen und gesetzlichen Änderungen und stellt die Aktualisierung der eingesetzten Softwarelösung sicher.

Vorteile des Outsourcing-Modells für die Reisekostenabrechnung:

• Entlastung von Administration in der Reisekostenabrechnung
• jederzeitige personelle Absicherung des Abrechnungsprozesses
• Sicherstellung der gesetzeskonformen Abrechnung und zuverlässige Qualität durch Service Level Agreements
• schnelle und zuverlässige Reisekostenrückerstattungen
• qualifizierter Support für Reisende
• umfangreiche Reportingmöglichkeiten zu allen Geschäftsreisen
• Bereitstellung von Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsexpertise
• Kostentransparenz pro Reise (pay per use)

Beim Outsourcing wird ein Teil der Verwaltung aus der Hand gegeben. Damit entsteht eine Abhängigkeit von Dritten, die u.a. besonderes Augenmerk auf Datenschutz und Geheimhaltung erfordert. Eine gute Planung und Vorbereitung einer Auslagerung ist daher essentiell. Ebenso sollte ausreichend Energie in die Auswahl eines passenden Service-Partners und die gemeinschaftliche Festlegung genauer Regeln und Verantwortlichkeiten für die Zusammenarbeit investiert werden.

Outsourcing schafft Freiraum für den Wandel in der Hochschulverwaltung

Die Möglichkeit, nicht wertschöpfende Prozesse an spezialisierte Dienstleister auszulagern, eröffnet Hochschulverwaltungen die Chance, nicht nur dem quantitativen Aufgabenzuwachs zu begegnen, sondern auch Freiräume für Veränderung zu schaffen. New Public Management, eine wachsende Aufgabenkomplexität sowie die zunehmende Forderung nach Eigenverantwortung und Flexibilität erhöhen die Arbeitslast zusätzlich. Mit der Auslagerung der Reisekostenabrechnung können finanzielle, zeitliche und personelle Ressourcen in der Hochschulverwaltung lukrativer eingesetzt werden. Auch wenn sich Dienstreisen mit der Corona-Pandemie in Menge und Struktur verändern, werden sie und das persönliche Treffen auch künftig ein wichtiges Element im Geschäftsleben sein.