Ausgangslage und Projektziel:

Bei der Hochschule Anhalt wurde die Reisekostenabrechnung durch eine Mitarbeiterin bearbeitet. Sie erfolgte papiergebunden für ca. 2.600 Abrechnungen im Jahr. Der hohe Aufwand für die Administration und die Bearbeitung einer Vielzahl an Anfragen der reisenden Mitarbeitenden führten zur Überlastung. Vertretungssituationen konnten nicht adäquat abdeckt werden, sodass Reisekostenerstattungen teils verzögert erfolgen mussten. Mit dem Systemanbieter wurde das Dienstreiseverwaltungssystem eingeführt und etabliert. Mit dieser Lösung können Dienstreisen digital über einen Workflowprozess beantragt und bis auf nachzuweisende Belege und einem Beiblatt nahezu papierlos abgerechnet werden.

Die Hochschule Anhalt strebte eine Vergabe der kompletten Reisekostenabrechnung an einen externen Dienstleister an. Damit verbunden sollte eine Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten, die Absicherung des Prozesses sowie der Zugriff auf technisches und fachliches Know-how bei der Einführung und Entwicklung des Tools HIS SVA (RKA) erzielt werden.

Vorteile:

• Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten
• Sicherstellung der Personalverfügbarkeit und des dauerhaften optimalen Regelbetriebs
• Sicherstellung der gesetzeskonformen Abrechnung und eines jederzeit hohen Qualitätsstandards
• fristgerechte, schnellere Erstattung der Reisekosten
• verbesserter Support für die Reisenden (Erreichbarkeit / Reaktionszeit)
• Höhere Prozesstransparenz und -effizienz

Sie interessieren sich grundsätzlich für das Thema? Dann nehmen Sie an unserem Webinar “Reisekosten-Outsourcing im Hochschulbereich” teil!