Um die teils analogen und von Medienbrüchen geprägten Vertriebsprozesse zu digitalisieren, hat ein deutsches Forschungszentrum gemeinsam mit dem Beratungspartner best practice consulting AG eine geeignete IT-Lösung auf Basis des SAP-Standardmoduls SD implementiert. Durch die Einbindung der Cloud-Lösung SAP Document Compliance konnte in diesem Zuge auch der rechtlich vorgeschriebene Rechnungsversand im Format XRechnung eingerichtet werden.

Das Forschungszentrum hat den gesamten administrativen Vertriebsprozess, der die Anfertigung von Angeboten und Auftragsbestätigungen, die Verwaltung von Kundendaten, die Erstellung von XRechnungen sowie die Rechnungsbuchung und -archivierung umfasst, auf der Grundlage von SAP SD und SAP Document Compliance digitalisiert. Durch die konsequente Verwendung des SAP-Standards konnte dabei ein hoher Integrationsgrad in die bestehenden Prozesse und die IT-Landschaft der Organisation erreicht werden.

Ein besonderer Fokus lag im Projekt auf der digitalen Abbildung von termingesteuerten Kontrakten, internen Genehmigungsprozessen, dem Mailverkehr sowie dem gesetzlich vorgeschriebenen Versand von XRechnungen. Folgende Ergebnisse und Vorteile konnten mit der Unterstützung der best practice consulting AG erreicht werden:

• Digitalisierung interner Genehmigungsprozesse
• Automatisierte Archivierung der Dokumente im zentralen Archivsystem
• Elektronischer Dokumentenversand inklusive XRechnung
• Automatisierung von Fakturierungsprozessen und der Buchung
• Aufbau eines elektronischen Berichtswesens zur Statuskontrolle offener Vorgänge sowie Reports für das Ergebniscontrolling