Allem voran muss sich ein solches Tool in die ganzheitliche Digitalisierungsstrategie der Einrichtung oder des Verbunds einfügen. Eine einleuchtende und zugleich wesentliche Anforderung, die es in sich hat. Um den vorgenannten Idealzustand zu erreichen, muss sich der Fokus der Betrachtung vom Wunsch und den unzähligen Möglichkeiten im ersten Schritt auf den Status Quo richten. Es bedarf also einer intensiven Auseinandersetzung mit dem vorhandenen Berichtswesen. Was wird für wen erfasst? Werden alle Daten, die erfasst werden können, genutzt? Welche Quellen oder Datenbanken(-technologien) werden genutzt oder können genutzt werden? Welche zeitlichen und sachlogischen Bezüge müssen berücksichtigt werden, um die vorhandenen Kennzahlen korrekt abzubilden? Im zweiten Schritt, nachdem die gesammelten Informationen aufgearbeitet wurden, lassen sich die Anforderungen an die künftige Lösung und die dazu notwendigen Schritte formulieren. Daraus ergibt sich auch, welche historisch gewachsenen Systeme und gewohnten Szenarien abgelöst werden müssen. Ein Schritt, der unserer Erfahrung nach auf möglichst breiter Basis erfolgen sollte. Schließlich ist es das Ziel, eine von der gesamten Organisation akzeptierte Lösung zu schaffen. Nun, im Schritt Nummer drei, als Ergebnis der Vorarbeiten lässt sich eine valide Entscheidungsgrundlage zum Tool herbeiführen.
Dieses hier zugegeben holzschnittartig beschriebene Vorgehen ist ein komplexer und zeitintensiver Vorgang. Ein Weg, der über mehrere Workshops führt, die in geeigneter Weise moderiert und nicht selten durch externe Expertise begleitet werden sollten. Am Ende dieses Prozesses steht eine Roadmap für ein modernes Management Dashboard. Hin zu einem Tool, das die unterschiedlichen Anforderungen der Berichtsempfänger (z.B. Kanzler, Land, Drittmittelgeber) flexibel und skalierbar in Form von Kennzahlen, Berichten oder Analysen bereitzustellen vermag und den Entscheidern einen komfortablen sowie bedarfsgerechten Zugang bietet, um sie bei ihren Steuerungs- und Führungsaufgaben unterstützen zu können.
_____________________________________________________
[1] https://barc.de
[2] https://www.gartner.com/reviews/market/analytics-business-intelligence-platforms