Ausgangslage:

Im Mai 2017 erfolgte die Einstellung von studentischen Hilfskräften bei der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU Münster) noch im Wesentlichen papierbasiert. Ausgefüllte Einstellungsanträge wurden mittels Hauspost der bearbeitenden Stelle zugestellt. Dieser Prozess hatte insbesondere zwei Schwachstellen: Die zumeist dezentralen Antragstellenden konnten den aktuellen Bearbeitungsstatus ihres Antrags nicht einsehen und Medienbrüche sowie Erfassungsfehler führten zu verlängerten Prozesslaufzeiten.
Ziel der WWU Münster war es deshalb, den papierbasierten Einstellungsprozess für studentische Hilfskräfte durch einen elektronischen Workflow mit zukunftsorientierten und anwenderfreundlichen Benutzeroberflächen abzulösen. Es sollte ein medienbruchfreies, effizientes und transparentes Antragsverfahren eingeführt werden. Mit diesem Vorhaben wurde die best practice consulting AG beauftragt, die mit ihrer Fiori-basierten bpc Workflow-App überzeugte.

Vorteile:

• Hohe Benutzerakzeptanz durch intuitive Oberflächen
• Beseitigung von Prozessschwachstellen
• Transparenter Bearbeitungsstatus
• Automatisierte Überführung von Antragsdaten in die Personaladministration
• Zukunftsorientierte Lösung und leichter Einstieg in die Digitalisierung mit der bpc Workflow-App